Eivildas Kaškonas
Programuotojas

“There are only 10 types of people in the world; those who understand binary, and those who don't.”

Gazelė 2017

Kaip veiklos procesų optimizavimas gali išspręsti įprastines verslo situacijas?

Standartizacija

Maisto perdirbimo grupė valdo septynias įmones, veikiančias skirtingose valstybėse. Taip susiklostė, jog kiekvienoje šių įmonių gamybiniai procesai buvo skirtingi. Dėl šios priežasties, grupę slėgė labai dideli valdymo kaštai, o skirtinga kiekvienos įmonės programinė įranga kėlė daugybę problemų, bendradarbiaujant su tarptautiniais tiekėjais bei užsakovais. Problemos buvo išspręstos standartizavus veiklos procesus. Šiam tikslui buvo sukurtas procesų katalogas, o procesų modeliavimas leido sumažinti kaštus, pagerinti produkcijos kokybę visose grupės įmonėse.
Šiandien, kai pasaulis tampa vis sudėtingesnis , nemažai įmonių atranda standartizacijos pranašumus. Standartizacija, suvienodindama procesus, žymiai supaprastina ir gerokai pagreitina kompanijų veiklą. Tai ypač aktualu įmonėms, turinčioms geografiškai pasklidusius padalinius, ar vykdančioms veiklą skirtingose šalyse. Veiksmingas veiklos procesų valdymas užtikrina, jog standartizuojant procesus, įmonių grupėje bus atrinkta, išsaugota ir paskleista geriausia visų grupės įmonių patirtis.
 

Projektų valdymas

 
Statybų kompanija gavo pelningą užsakymą. Tačiau, sutartyje numatyta darbų apimtis viršijo, o jų sudėtingumo lygis buvo gerokai aukštesnis negu tų projektų, kuriuos kompanija įgyvendino anksčiau. Dabar statybų bendrovė turėjo suplanuoti daugybę naujų procesų ir numatyti papildomas investicijas. Siekiant visiško procesų aiškumo ir skaidrumo buvo panaudotas procesų katalogas, o jo pagrindu vyko veiklos modeliavimas. Pagrindinių procesų imitavimas leido nustatyti „siauriausias“ veiklos vietas, o tai, savo ruožtu, įgalino įmonę optimaliai investuoti ir pertvarkyti procesus taip, kad reikiami resursai visada reikiamu laiku atsidurtų reikiamose vietose.
Veiklos procesų valdymas leidžia įmonėms išnaudoti perspektyviausias augimo ir plėtros galimybes, tame tarpe procesų ir paslaugų inovacijas, kuriančias papildomą vertę klientams bei palankiai išskiriančioms įmonę iš konkurentų.
 

Įmonių pirkimo ir susiliejimo situacijos

 
Inžinerinė kompanija įsigijo naują įmonę. Tuomet iškart iškilo klausimas apie tai, kokie procesai ir kaip turėtų vykti naujoje įmonėje, po susiliejimo. Pavyzdžiui, kuriuos dabartinius procesus naudoti visoje kompanijoje, kuriuos iš jų pertvarkyti, kuriuos palikti skirtingus įvairiuose verslo vienetuose? Tokius klausimus gali padėti spręsti BLUE SOLUTIONS, pasiremdama savo patirtimi vykdant panašius projektus. Naujieji procesai gali būti vystomi naudojant internetizacijos galimybes, pavyzdžiui , perkeliant procesų katalogą į virtualią erdvę.
Akivaizdu, jog įmonės perkamos ir sujungiamos, siekiant padidinti akcijų vertę, tačiau lygiai taip pat akivaizdu, jog jei įsigytoji įmonė pasižymi neskaidria ar nesutvarkyta verslo apskaita, tai toks faktorius vienareikšmiškai pakenks naujojo junginio sinergijai ir sumenkins jo vertę rinkoje.
 

Procesų automatizavimas

 
Stambi didmenos kompanija , siekdama paspartinti logistikos procesus bei padidint jį efektyvumą, nusprendė įdiegti labai lankstų procesų eigos valdiklį. Tačiau, greitai paaiškėjo, kad vien tik technologija įmonei nepadės pasiekti verslo tikslų. Veiklos procesų valdymo sistema bus naudinga tik tada, jei procesai bus griežtai apibrėžti ir modeliuojami atsižvelgiant į realią vertės kūrimo grandinę.
Jei visus pagrindinius įmonės veiklos procesus visiškai arba iš dalies automatizuoti, IT sistemos bendrautų tarpusavyje ir automatiškai keistųsi svarbia informacija, o darbuotojai gautų savalaikes ir tikslias instrukcijas kaip atlikti savo specifines užduotis, gamybiniai pajėgumai būtų naudojami optimaliai, o žmogiškojo faktoriaus įtaka būtų minimali. Valdant veiklos procesus, tokią viziją galima įgyvendinti. BLUE SOLUTIONS gali padėti procesų valdytojams tiksliai išsaiškinti ir giliai suvokti kaip automatizuoti sudėtingus, daugiafunkcinius procesus, o taip pat dokumentuoti procesų etapus bei užtikrinti integraciją tarp procesų ir technologinių sistemų. BLUE SOLUTIONS taip pat gali padėti organizacijai nustatyti kam suteikti teises keisti automatizuotą procesą, kas gali tokius keitimus patvirtinti ir kas tokius pakitimus vykdo.
 

Kaštų mažinimas

 
Pieno perdirbimo kompanijai reikėjo nedelsiant sumažinti kaštus, tačiau tuo pat metu buvo siekiama optimizuoti įmonės valdymą. Sukūrus procesų katalogą ir modeliuojant jo pagrindu, procesai tapo visiškai skaidrūs. Tuomet paaiškėjo, jog įmonės veikloje buvo keletas perteklinių procesų, kuriuos pašalinus padidėjo veiklos efektyvumas, o kaštai – sumažėjo.
 

Verslo valdymo sistemų diegimas

 
Verslo procesų ir juos palaikančių IT sistemų optimizavimas yra svarbiausi įmonės žingsniai kylant į aukštesnį veiklos lygmenį.
Stambi grūdų supirkimo ir perdirbimo i bendrovė nusprendė standartizuoti savo operacijas, tuo tikslu įsidiegdama MICROSOFT DYNAMICS AX verslo valdymo sistemą. Tačiau, tai nebuvo vien tik techninė inovacija, kadangi diegiant sistemą patys įmonės veiklos procesai buvo pertvarkyti ir optimizuoti taip, kad kurtų kuo didesnę pridėtinę vertę. Tuo tikslu MS DYNAMICS AX sistemoje buvo integruotas BLUE SOLUTIONS sukurtas grūdų perdirbimo procesų valdymo sprendimas. Pertvarkyti ir naujai sumodeliuoti procesai buvo testuojami imituojant įvairias situacijas, o įmonės darbuotojams - surengti išsamūs mokymai, kurių metu jie praktiškai išmoko dirbti naujomis sąlygomis.
Įdiegus MS DYNAMICS AX bei optimizavus veiklos procesus, įmonės darbas tapo našesnis, nes sklandi procesų tėkmė įgavo sisteminį pobūdį. Tai leidžia įmonei pagrįstai planuoti ir siekti verslo tikslų.